Політика конфіденційності

1. Загальні положення

1.1. Ця Політика конфіденційності (далі - Політика) пояснює, які персональні дані обробляє сервіс Vikonce (далі - Сервіс), з якою метою, на якій підставі, як довго їх зберігають, кому передають і які права має людина, чиї дані обробляються.

1.2. Сервіс - це ШІ-адміністратор для бізнесу в месенджерах: Telegram-боти, які відповідають клієнтам бізнесу та записують їх на послуги, адмінка в Telegram і веб-адмінка для власника бізнесу та його співробітників, а також сайт vikonce.org.

1.3. Володілець персональних даних у розумінні Закону України «Про захист персональних даних» - власник сервісу Vikonce (далі - Vikonce, ми). Зв’язок з нами з усіх питань щодо персональних даних: vikonce.support@ukr.net, +380 95 560 36 71.

1.4. Політика поширюється на:

• відвідувачів сайту vikonce.org;
• бізнеси, які користуються Сервісом (далі - Замовники), їхніх власників і співробітників, що мають доступ до адмінки;
• людей, які пишуть ботам Замовників (далі - клієнти Замовника).

1.5. Обробка персональних даних здійснюється відповідно до Конституції України, Закону України «Про захист персональних даних», Закону України «Про електронну комерцію» та інших актів законодавства України. Якщо до вас застосовується Загальний регламент ЄС про захист даних (GDPR), ви маєте також права, передбачені ним.

2. Дві ролі Vikonce

2.1. Щодо даних відвідувачів сайту, Замовників та їхніх співробітників Vikonce є володільцем персональних даних і сам визначає мету та засоби їх обробки.

2.2. Щодо даних клієнтів Замовника володільцем є відповідний Замовник - бізнес, якому людина написала. Саме він визначає, для чого йому ці дані: записати на послугу, нагадати про візит, відповісти на питання. Vikonce у цьому випадку є розпорядником: обробляє дані лише за дорученням Замовника і лише для надання йому Сервісу. Умови такої обробки закріплені в договорі між Vikonce і Замовником.

2.3. Якщо ви клієнт Замовника і хочете скористатися своїми правами щодо персональних даних, найкоротший шлях - звернутися до бізнесу, якому ви писали. Ви також можете написати нам на vikonce.support@ukr.net: ми передамо звернення Замовнику і допоможемо його виконати.

3. Які дані ми обробляємо

3.1. Відвідувачі сайту

3.1.1. Сайт не має форм реєстрації, не збирає контактних даних і не використовує cookie-файлів.

3.1.2. Для знеособленої статистики відвідувань використовується Cloudflare Web Analytics. Цей лічильник не встановлює cookie-файлів і не створює ідентифікаторів пристрою; ми бачимо лише загальні числа: кількість переглядів, сторінки, країни, типи пристроїв.

3.1.3. Сайт розміщений на інфраструктурі Cloudflare, яка для доставки сторінок і захисту від атак обробляє технічні дані запиту (IP-адреса, тип браузера, час запиту) відповідно до власної політики конфіденційності.

3.1.4. Якщо ви переходите з сайту в Telegram (демо-бот або бот підключення), далі діють правила Telegram і розділ 3.3 цієї Політики.

3.2. Замовники та їхні співробітники

Для роботи адмінки ми обробляємо:

• ідентифікатор користувача Telegram, ім’я, ім’я користувача (username) і посилання на фото профілю - ці дані передає сам Telegram під час входу через Telegram;
• номер телефону і пароль, якщо людина задала їх для входу; пароль зберігається лише у вигляді криптографічного хешу;
• роль, права доступу й робочий графік співробітника в межах бізнесу;
• дані сесій входу: хеш токена сесії, спосіб входу, дату, тип браузера;
• журнал дій в адмінці: хто, коли і що змінив;
• адресу підписки на сповіщення браузера, якщо людина їх увімкнула;
• тимчасовий лічильник невдалих спроб входу (IP-адреса, номер телефону) - зберігається лише в оперативній пам’яті сервера до 15 хвилин і на диск не записується;
• заявку в боті підключення: назву й нішу бізнесу, тариф, кількість спеціалістів і адрес, телефон для зв’язку, прайс, якщо його надіслали;
• листування з ботом підключення, зокрема відповіді, які формує модель штучного інтелекту, і з нами щодо підключення, оплати й підтримки;
• відомості про оплату підписки: суму, дату, за що сплачено, і знімок екрана переказу, якщо його надіслали.

3.3. Клієнти Замовника

Коли людина пише боту Замовника, обробляються:

• ідентифікатор користувача Telegram, ім’я та ім’я користувача, мова спілкування;
• номер телефону, якщо людина сама його надала;
• текст листування з ботом, зокрема розшифровка голосових повідомлень; самі аудіозаписи не зберігаються;
• записи на послуги: послуга, дата й час, спеціаліст, філія, статус запису, історія візитів, скасувань і неявок;
• позначки про передачу розмови живому адміністратору та причина передачі;
• технічна статистика використання моделі ШІ (кількість токенів на запит).

4. Мета і правові підстави обробки

4.1. Ми обробляємо персональні дані виключно з такою метою:

• надати Сервіс: відповісти клієнту, записати його, нагадати про візит, показати записи й листування Замовнику;
• забезпечити вхід в адмінку, розмежувати доступ і захистити акаунти від несанкціонованого доступу;
• надати підтримку, виставити рахунок і виконати договір із Замовником;
• стежити за стабільністю та вартістю роботи Сервісу, виправляти помилки;
• виконати вимоги законодавства.

4.2. Правові підстави (стаття 11 Закону України «Про захист персональних даних»):

• укладення й виконання договору, стороною якого є суб’єкт персональних даних або в інтересах якого він укладений, - для Замовників і їхніх співробітників;
• згода суб’єкта персональних даних - клієнт Замовника добровільно пише боту і сам вирішує, які дані повідомити; згоду можна відкликати, звернувшись до Замовника або до нас;
• законний інтерес володільця - безпека Сервісу, запобігання зловживанням, знеособлена статистика сайту;
• виконання обов’язку, передбаченого законом.

4.3. Ми не продаємо персональні дані, не використовуємо їх для реклами і не передаємо третім особам для їхніх власних цілей.

4.4. Відповіді бота формуються автоматично за допомогою моделі штучного інтелекту на основі інформації, яку надав Замовник. Сервіс не ухвалює рішень, що мають для людини правові наслідки: записати, перенести чи скасувати візит можна лише за її власною командою в чаті, а людина-адміністратор Замовника може будь-коли переглянути розмову і втрутитися.

5. Кому передаються дані

5.1. Для роботи Сервісу ми залучаємо таких постачальників. Кожен отримує лише ті дані, без яких його частина роботи неможлива:

5.2. Моделі ШІ отримують текст розмови в обсязі, потрібному для відповіді, і не отримують ключів шифрування та інших баз. Ми користуємося Gemini API на платних умовах, за якими Google не використовує запити й відповіді для навчання своїх моделей.

5.3. Дані можуть бути надані державним органам лише у випадках і в порядку, прямо передбачених законом.

5.4. Дані клієнтів Замовника бачить сам Замовник і ті його співробітники, яким він надав відповідні права. Дані одного Замовника зберігаються в окремій базі й іншим Замовникам недоступні.

6. Транскордонна передача

6.1. Сервер Сервісу розташований у США, і постачальники з розділу 5 обробляють дані за межами України. Передача здійснюється відповідно до статті 29 Закону України «Про захист персональних даних» з метою надання Сервісу, з укладенням договорів із постачальниками та з заходами захисту, описаними в розділі 8.

6.2. Користуючись Сервісом, Замовник і його співробітники погоджуються з такою передачею. Замовник зобов’язаний повідомити про неї своїх клієнтів як володілець їхніх даних.

7. Строк зберігання

7.1. Після припинення договору дані Замовника та його клієнтів видаляються протягом 30 днів, якщо Замовник не попросив раніше вивантажити їх або видалити негайно. Резервні копії, що їх містять, зникають після закінчення строку, вказаного вище.

7.2. Листування з нами щодо договору й оплати зберігається стільки, скільки цього вимагає законодавство про бухгалтерський облік і податки.

8. Як ми захищаємо дані

• номери телефонів і тексти листування шифруються в базі окремим ключем кожного Замовника;
• кожен Замовник працює з окремою базою даних;
• з’єднання з сайтом і адмінкою відбувається лише через HTTPS;
• паролі та токени сесій зберігаються лише у вигляді хешів;
• права доступу перевіряються на сервері під час кожної дії, а не лише в інтерфейсі;
• резервні копії шифруються, а ключі шифрування зберігаються окремо від них;
• технічні журнали не містять текстів повідомлень, а номери телефонів у них маскуються;
• доступ до сервера має лише Vikonce.

Жоден спосіб передачі чи зберігання даних не є абсолютно захищеним, але ми застосовуємо заходи, розумні для характеру даних і ризиків. Про інцидент, що зачіпає дані Замовника, ми повідомляємо йому без зволікань, але не пізніше 72 годин після того, як про нього дізналися.

9. Ваші права

9.1. Відповідно до статті 8 Закону України «Про захист персональних даних» ви маєте право:

• знати, хто, як і навіщо обробляє ваші дані, і де вони зберігаються;
• отримати доступ до своїх даних;
• вимагати виправлення неточних або застарілих даних;
• вимагати видалення даних або припинення їх обробки, якщо обробка незаконна чи вже не потрібна;
• відкликати згоду на обробку;
• заперечити проти обробки;
• знати про передачу даних третім особам;
• звернутися зі скаргою до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду.

9.2. Щоб скористатися правами, напишіть на vikonce.support@ukr.net. Ми відповімо не пізніше 30 календарних днів з дня отримання звернення. Для захисту ваших даних ми можемо попросити підтвердити, що звернення надіслали саме ви, наприклад написати з того самого облікового запису Telegram.

9.3. Клієнт Замовника може в будь-який момент припинити спілкування з ботом або заблокувати його в Telegram. Це зупиняє нові повідомлення, але не видаляє вже збережені дані: для видалення зверніться до Замовника або до нас.

10. Cookie-файли та локальне сховище

10.1. Сайт vikonce.org cookie-файлів не використовує.

10.2. Веб-адмінка використовує одну технічно необхідну cookie сесії, без якої вхід неможливий. Вона недоступна скриптам сторінки (httpOnly) і передається лише через HTTPS. Вибрана тема оформлення зберігається в локальному сховищі браузера. Рекламних та аналітичних cookie-файлів адмінка не використовує.

11. Діти

Сервіс призначений для бізнесу і не орієнтований на дітей. Ми свідомо не збираємо дані осіб, молодших 14 років. Якщо ви вважаєте, що такі дані потрапили до Сервісу, напишіть нам, і ми їх видалимо.

12. Зміни Політики

Ми можемо змінювати цю Політику, коли змінюється Сервіс або законодавство. Чинна редакція завжди опублікована на цій сторінці з датою останнього оновлення. Про суттєві зміни ми заздалегідь повідомляємо Замовників електронною поштою або в Telegram.

13. Контакти

З питань обробки персональних даних: vikonce.support@ukr.net, +380 95 560 36 71.